Conditions Générales de Vente
Attention, Merci de bien lire les conditions de vente avant tout achat sur nos billetteries, nous ne sommes pas responsables si ces conditions ne sont pas lues au préalable.
Avant tout achat d’un quelconque extra, il vous faudra obligatoirement acheter un pass (sauf pour les évènements virtuels), vous ne pourrez pas accéder à la convention sans pass, et nous ne sommes pas responsables si vous avez acheté des extras sans avoir acheté un pass avant.
Pass, achats :
Pour accéder à la convention il est obligatoire d’acheter un pass, qui sera disponible sur notre billetterie. Toute personne qui ne possédera pas de pass se verra l’entrée refusée (sans remboursement pour les éventuels extras achetés sans pass).
Lors de l’achat de votre pass vous devrez indiquer votre nom ainsi que votre prénom et votre e-mail, même démarche pour vos extras. Il est possible d’acheter un pass pour une autre personne. Pour cela, il suffit de remplir les coordonnées de la personne bénéficiaire
Chaque pass est individuel et nominatif, il est donc impossible de l’échanger, le donner, le vendre.
Aucun pass ne sera vendu le weekend de l’évènement.
En cas d’erreur lors du remplissage du formulaire de coordonnées, veuillez nous contacter le plus rapidement possible. Les prix des pass ne peuvent plus être modifiés à la hausse une fois annoncés.
Les prix peuvent varier d’un évènement à l’autre. Il en est de même pour les extras.
Attention, il est impossible de faire une mise à niveau inférieur pour un pass acheté. Seul les upgrades sont autorisées.
Extras :
Pour acheter des extras vous devez être en possession d’un pass.
Tous les extras qui figureront sur la billetterie seront en quantité très limitée, nous mettrons à votre disposition un stock sur place durant le week-end (sauf les meetings dans le cas où ils seraient soldout sur la billetterie).
Accès à la convention :
Pour accéder à la convention nous mettrons en place une remise de pass, le jour précédant la convention et durant la convention.
Vous devrez présenter le pass acheté qui vous aura été envoyé par e-mail (sur votre téléphone ou par version papier) et votre carte d’identité. Si vous ne présentez pas votre pièce d’identité ou votre ticket nous serons dans l’incapacité de vous fournir votre pass et vos extras.
Nous vous fournirons votre badge ainsi qu’un bracelet que vous devrez impérativement garder sur vous durant toute la durée de l’évènement..
En cas de perte de l’un des deux n’hésitez pas à venir le signaler auprès de notre staff.
Mineurs
Toutes les personnes âgées de moins de 16 ans devront être accompagnées d’un majeur qui devra également bénéficier d’un pass. (nous mettrons en place un pass accompagnateur)
Les personnes âgées entre 16 et 18 ans devront fournir une autorisation parentale qui se trouvera sur notre site ainsi que la pièce d’identité de leur autorité parentale, et être accompagnées lors de la remise des pass d’un majeur (même si celui-ci est un autre participant se portant garant)
Si le mineur de moins de 16 ans n’est pas accompagné ou que son accompagnant n’a pas de pass il se verra l’accès refusé sans remboursement possible.
Si le mineur de plus de 16 ans ne présente pas les documents demandés il se verra l’accès refusé sans remboursement possible.
Le déroulement de la Convention :
Un emploi du temps sera fourni sur nos réseaux sociaux quelques jours avant la convention, et il sera également disponible via QR code.
Après la remise de votre badge et de votre bracelet vous irez vous asseoir à la place qui vous sera attribuée en salle de panel et vous devez respecter impérativement cet emplacement tout le long de la convention.
La salle de panel sera le lieu principal où aura lieu les annonces ou des changements de plannings ainsi que les appels qui s’effectueront par ordre de pass et de siège afin de vous rendre à vos extras.
Droits à l’image :
Des photographes seront présents tout au long du week-end pour immortaliser la convention.. Les photos et vidéos pourront être utilisées à des fins publicitaires et commerciales et apparaître sur tous nos supports de communication.
Perte ou vol :
Si vous perdez un objet personnel, Evolved Events ainsi que la salle nous accueillant ne seront pas responsables, toutefois signalez le auprès d’un membre de notre staff afin de vous aider à retrouver cette perte.
Retard ou départ anticipé :
Si vous êtes en retard ou devez partir plus tôt que la fin de la convention pour une raison diverse ou si vous n’êtes pas présent lors des appels pour votre temps de passages pour vos extras, Evolved Events ne sera pas responsable. Si votre retard est causé par un problème d’emploi du temps de notre part n’hésitez pas à vous adresser à l’un de nos bénévoles afin de trouver une alternative.
Si vous n’avez pas le temps de récupérer vos photos, nous vous les enverrons par voie postale.
Remboursements :
En cas d’annulation complète de l’évènement, vous serez intégralement remboursés de vos achats (hors frais de billetterie).
Vos frais annexes ne pourront cependant pas être pris en charges par l’association (transport, hôtel…)
Si l’évènement devait être décalé à une date ultérieure et que vous ne pouvez plus vous rendre à l’évènement, vous aurez le droit de revendre votre pass, après accord de l’association. Aucune revente ne sera tolérée sans notre accord écrit.
En cas de revente si votre vente ne trouve pas preneur, avec preuves que vous avez tenté de revendre votre pass par tous les moyens en votre possession, nous étudierons ensemble la possibilité d’un remboursement.
Si l’évènement devait être reporté une seconde fois, nous vous proposerons alors un remboursement.
La non-présence d'un acteur à l'un de nos événements ne justifie en aucun cas un remboursement de pass, d'extras ou de frais annexes. Nous vous rappelons que nos événements se font autour d'un univers et non pas d'un acteur ou d'une actrice en particulier.
En cas d’annulation de la présence d’un guest : il est possible qu’un guest doive annuler sa présence pour une raison ou pour une autre. Dans ce cas nous ne rembourserons ni le pass ni les extras avec le guest qui annule, mais nous vous proposerons un avoir sur nos évènements (dont celui concerné). Toutes les modalités de change ou avoir seront communiquées sur nos réseaux si une annulation devait se produire.
En cas de report ou d’annulation complète de l’évènement, vos frais annexes ne seront pas pris en charge par l’association.
COVID-19
Si la situation dans votre pays venait à s’aggraver, vous empêchant d’entrer en France, merci de nous envoyer un mail afin d’étudier ensemble une solution (revente, remboursement…)
Si lors de l’évènement nous demandons un test covid qui s’avère être positif, vous serez remboursés (nous demanderons une preuve que vous êtes bien positif au COVID-19, les auto tests n’étant pas valables, uniquement antigénique ou PCR.)
Règles et interdictions :
Il est interdit de photographier/filmer les acteurs dans les salles d’extra ou les couloirs. Les photos sont uniquement autorisées durant les panels. Les flash seront autorisés durant les 5 premières minutes des panels, mais seront ensuite interdits afin de ne pas déranger les acteurs.
Il est interdit de consommer de l’alcool ou de la drogue sur le lieu de l’événement sous peine de renvoi sans remboursement.
En cas d’insultes ou d’agressions envers un membre du staff, un acteur, un autre participant ou encore un membre du personnel de la salle nous accueillant, Evolved Events se réserve le droit de vous exclure sans remboursement.
Toute personne ayant un comportement inapproprié peut être exclue par Evolved Events et les membres de la sécurité.
Toute exclusion sera définitive et sans remboursement.
Personnes à mobilité réduite :
Nous choisirons nos salles en fonction de l’accès aux PMR, il y aura un accès fauteuil.
Si vous êtes concernés par cette rubrique, merci de nous envoyer un e-mail (contact.evolvedevents@gmail.com) en nous précisant vos besoins pour le week-end (place fauteuil, pas d’escalier, station debout pénible, malentendant…) et nous tiendrons compte de vos demandes. Vous pourrez soit être accompagné par un autre participant à l’évènement (il/elle sera alors placé.e à côté de vous dans la salle peu importe son pass – 1 seule personne accompagnante – et aura le droit de passer en priorité avec vous à vos extras), si vous venez seul.e, vous pourrez nous demander un membre du staff dédié pour vous accompagner à chaque activité.